ミーティング・会議を有意義にする「アジェンダ」と「議事録」

こんにちは、ライターの花房です。

社内外問わずプロジェクトを進めていくうえで欠かせないのが、ミーティング(打合せ)や会議です。リモートワークをしたり、遠方のクライアントから依頼を頂いたりすることが増えたここ1、２年。それと比例するようにミーティングをする回数も多くなっているような気がします。

ミーティングは、プロジェクトに参加するメンバー同士で、

• 情報を共有したり
• アイデアを出しあったり
• 意思決定をしたり

するために有用です。

ただ一方で、準備を疎かにし無計画のまま開催すると、せっかくのミーティングが非常に“残念”なものになってしまいます。たとえばこんなミーティングです。

• 行き当たりばったり
  ミーティングの目的(ゴール)が曖昧、もしくは決まっておらず、話があっちに行ったりこっちに行ったりしてしまう。
• やたらと長い
  議題から脱線したり、まったく別の議題が上がってミーティング中に頭を悩ませたりして、予定時間を大幅に超過してしまう。
• 何も決まらない
  結局何も決まらず議題が次回に持ち越されてしまう。

クライアントを含め、それぞれのメンバーが貴重な時間を割いてミーティングに参加するわけですから、価値のあるものにしたいですよね。
そこで今回の記事では、有意義なミーティングをおこなうための、「アジェンダと議事録の重要性」についてお伝えしたいと思います。

アジェンダを用意して、議事録を残す。当たり前のことと思われるかもしれませんが、意外となあなあになってしまいがちです。以前までは私自身もやったりやらなかったりしていました。「今回のミーティングは別にアジェンダなくてもいけるでしょ。議事録を残すほどのことでもないし」。そう思ったときには大抵、“残念な”ミーティングになっていたのです。

アジェンダの作成

「アジェンダって何？」という方のために簡単にお伝えしておくと、

アジェンダとは、英語で「予定、計画」を意味し、日本のビジネス分野ではしばしば「会議の議題」のこと

を指します。つまり、このミーティングで何を議論し決定するか、その予定を表にまとめたものです。ミーティングを開催する前にアジェンダを用意することで、ミーティングの進行が格段にやりやすくなります。
ここで、アジェンダを作成するうえで必須の項目についてご説明します。「そんなの作ったことがない」という方は参考にしてみてください。

• ミーティング名
  例）こまりコーポレートサイトリニューアル
• 開催日時
  例）2022年1月20日(木) / 14:00 ～ 15:00
• 開催場所
  例）第1会議室
• 参加者
  例）参加：Aさん、Bさん、Cさん、Dさん　欠席：Eさん
• 議題
  　- 前回のミーティングのフォローアップ
  　　　例）追加したほうがよいコンテンツの洗い出し
  　　　ここに前回ミーティングで決定した事柄に対するアクションの結果を記載します。
  　- 新規
  　　　例）追加コンテンツの絞り込み、制作スケジュールについて
  　　　ここには、新たに今回のミーティングで議論したいことを記載します。
• メモ
  (アジェンダ作成段階では未入力)
• アクション
  (アジェンダ作成段階では未入力)
• 次回ミーティングについて
  (アジェンダ作成段階では未入力)

上記の項目をベースに、必要に応じて参加メンバーの意見を取り入れながらまとめていきます。ちなみに弊社では、共有や編集のしやすさから『Googleドキュメント』を利用して作成することが多いです。
作成したアジェンダは事前にメンバーと共有しましょう。アジェンダ作成者だけでなく参加者全員がミーティングに臨む準備ができ、よりスムーズな進行が見込めます。

議事録の作成

すでにお気づきかもしれませんが、議事録については上記の、「メモ」「アクション」「次回ミーティングについて」にまとめていきます。こうすることで、一回のミーティングにつき、1枚の表(シート)で完結させられます。後から見直したり、管理したりする際に非常に有効です。それでは、それぞれの項目に記載する内容についてご説明します。

• メモ
  ここには、 実際のミーティングで議論された内容についてリアルタイムで記載していきます。箇条書きで構わないので簡潔にまとめていきましょう。このメモは後日見返す際はもちろん、ミーティング中に話を整理したい場合や、途中から参加するメンバーがいた場合にも役立ちます。

• アクション
  今回のミーティングで話し合った内容をもとに、ミーティング終了後におこなう事柄を記載します。誰が、何を、いつまでに、といった具合にできるだけ具体的に決めておくことがポイントです。

• 次回ミーティングについて
  　- 開催日時
  　　皆が集まっているこの機会に、次回の開催日時を確定させておきましょう。その際には、アクションの結果が出るのにどれだけの時間を要するかを考慮することも必要です。
  　- 議題
  　　今回のミーティングで何らかの結論まで行きついたということは、次回のミーティングの議題もおおよそ決まってくるでしょう。それらをミーティングの最後に発表し、ここにまとめます。

これで、ミーティングが終わったと同時に議事録の作成も完了です。ミーティング後の作業時間が省け、かつ記憶が確かなうちに記録できるのでおすすめです。

まとめ

おさらいすると、アジェンダは目の前にあるミーティングの目的(ゴール)を明確にし、より効率的に議論を展開するのに役立ちます。また時間も管理しやすくなり、進行がとても楽になります。
一方、議事録は将来への保険のようなものです。ある程度時間が経ってから、「あのときどういう話だったっけ？」「どういう流れで決まったの？」と振り返りたくなること、ありますよね。そんなときこそ議事録の出番です。また後からアサインしたメンバーに、現在までの流れを共有する際にも便利ですよ。
本記事を読んでいただいた方が、アジェンダと議事録の作成を習慣化することで、日々のミーティングや会議をより有意義なものしていただけますと幸いです。